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Déclaration Vie Privée du Groupement Hippique du Centre (GHC) Asbl
1. GÉNÉRAL
Le Groupement Hippique du Centre (GHC) attache une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles.
Le GHC collecte et traite vos données personnelles conformément aux dispositions légales applicables en la matière, à savoir la Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et le Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
L’objectif de cette Déclaration est de vous informer de manière simple et transparente des modalités de traitement de vos données personnelles et de vos droits. En effet, nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour garantir votre vie privée et traitons donc vos données personnelles avec soin.
2. COORDONNÉES
Si après avoir lu cette Déclaration, ou dans l’absolu, vous avez des questions à ce sujet, veuillez prendre contact avec le GHC, dont le siège social est situé xxx
3. TYPE DE DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES
Le traitement de vos données personnelles est limité au strict nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies par le GHC explicitées ci-dessous, et concerne les catégories suivantes :
- Personnes : Nom, Prénom, Date et Lieu de Naissance, Sexe, Taille, Poids, Adresse, Langue, Nationalité, GSM/Téléphone(s)/Fax, E-mail
- Données de facturation : Nom, Nationalité et Numéro National (si personne physique)/Nom, Forme Juridique et Numéro de TVA (si personne juridique)/Données bancaires, Adresse
- Matériel audio-visuel (photos et/ou vidéos)
4. FINALITÉS ET OBJECTIFS POURSUIVIS
Le GHC recueille vos données personnelles pour accomplir les tâches et atteindre les objectifs suivants :
- Votre affiliation au GHC et à la LEWB, lassurance auprès de la compagnie d’assurance partenaire du GHC
- Vous permettre de vous inscrire et de participer aux activités du GHC (ex : compétitions, formations, …)
- Versement des gains des athlètes de certaines épreuves
- L’envoi d’invitations et de communication générale ou ciblée ayant un lien direct avec le GHC
- Pouvoir vous contacter par e-mail ou téléphone si nécessaire
- Le versement de subsides octroyés par les autorités
- Répondre aux exigences de l’Afsca (Agence Fédérale de Sécurité de la Chaîne Alimentaire) concernant la tenue d’un registre de traçabilité des chevaux présents lors de n’importe quel type de rassemblement réglementé organisé sous l’égide du GHC par un de ses membres pendant une durée de 5 ans minimum
- Faire passer les brevets capacitaires, pédagogiques et assurer la formation des cadres homologués par l’Administration Générale du Sport (Adeps)
- L’organisation de rassemblements et manifestations équestres diverses autres que dans le cadre de compétitions
- La promotion et le développement des activités régionales, communautaires, nationales et internationales des différentes disciplines du sport équestre en Belgique, notamment par l’utilisation de matériel audio-visuel (photos et/ou vidéos) dans les différents moyens de communication du GHC
- La promotion de la participation des athlètes belges aux compétitions régionales, communautaires, nationales et internationales
- La promotion de l’organisation en Belgique d’épreuves de niveau communautaire
Le traitement de vos données personnelles est donc essentiel au bon fonctionnement du GHC qui s’engage à les gérer exclusivement dans ce but.
5. EMPLACEMENTS DE SAUVEGARDE DES DONNÉES
Les données sont sauvegardées aux endroits suivants :
- Base de données equidata utilisée par la FRBSE, la VLP (et ses provinciales) la LEWB et le GHC
- Sauvegarde equidata sur un serveur externalisé
- Sauvegarde externalisée vers un ordinateur ou disque dur externe stocké au domicile d’un membre du personnel du GHC
- Cloud (système de disque de stockage en ligne) en union européenne.
6. QUI TRAVAILLE AVEC VOS DONNÉES ?
Ces données sont traitées par les personnes suivantes :
- Les membres du personnel du GHC
- Les secrétariats et les programmes de gestion de compétitions
- L’Equimag (en ce qui concerne les licences de compétitions et les clubs)
- Le Ministère des Sports de la Fédération Wallonie-Bruxelles (l’Administration Générale du Sport - Adeps)
7. TRANSFERT DE VOS DONNÉES À DES TIERS
Les données que nous enregistrons, peuvent être transférées à des tiers si c’est nécessaire à l’exécution des finalités décrites ci-dessus.
Des tiers sont impliqués pour les tâches suivantes :
- La gestion du système informatique
- Le secrétariat social pour la gestion des salaires
- La collaboration entre la LEWB, la Fédération Royale Belge des Sports Equestres (FRBSE), la Vlaamse Liga Paardensport (VLP) et la Fédération Equestre Internationale (FEI)
- L’Equimag, partenaire média, qui envoie deux magazines par an aux licenciés de compétition, officiels, moniteurs, responsables de clubs et clubs
- L’organisation des formations des cadres sportifs (Adeps)
Lors du transfert de vos données à ces tiers, nous avons évidemment veillé à garantir leur protection via différentes conventions.
A l’exception des entités ci-dessus, vos données personnelles ne seront pas vendues, données ou transmises à des tiers sauf consentement préalable de votre part et/ou en raison d’une obligation/autorisation légale comme dans le cadre d’une enquête de police et/ou de l’administration fiscale et/ou juridique. Votre consentement peut être retiré à tout moment sans que cela ne porte préjudice à la validité de l’utilisation de vos données précédant votre retrait.
Le GHC ne transfère jamais vos données personnelles hors de l’Union européenne dans un pays n’assurant pas un niveau de protection adéquat des données, au sens de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard du traitement des données à caractère personnel ainsi qu’au Règlement UE 2016/679 à partir de son application au 25 mai 2018.
Vous exercez un contrôle sur les données que vous nous communiquez. Lorsque des données sont incomplètes ou erronées, le GHC se réserve le droit d’interrompre ou de suspendre, de manière temporaire ou permanente, certaines opérations.
8. MINEURS D’ÂGE
Lors du traitement de données personnelles de mineurs d’âge (personnes de moins de 18 ans), les parents ou représentants légaux marquent leur accord en acceptant cette Déclaration Vie Privée.
9. DURÉE DU DÉLAI DE CONSERVATION
Le GHC conserve les données aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités décrites ci-dessus. Afin de rencontrer les besoins et les attentes de nos affiliés et leur assurer un service de qualité, nous appliquons le principe suivant : lorsqu’une personne s’affilie via une licence, qu’elle soit de compétition ou de base, les coordonnées sont conservées afin que cette personne puisse reprendre à n’importe quel moment une nouvelle licence, qu’elle soit de compétition ou de base. Pour les athlètes ayant participé à des compétitions officielles, les coordonnées sont conservées afin que son nom apparaisse dans les listes de résultats présentes en ligne (www.ghc.be, www.lewb.be, www.equibel.be ou autres sites publics de publication de résultats).
10. MÉTHODES DE PROTECTION DES DONNÉES
Les mesures techniques et organisationnelles suivant sont d’application pour protéger les données contre une utilisation illégale :
- Toutes les personnes ayant accès à vos données au nom du GHC, sont tenus au secret professionnel
- Les utilisateurs de la base de données ont un profil spécifique avec un accès limité, établi en relation avec leur fonction et de leurs tâches
- Un nom d’utilisateur ainsi qu’un mot de passe sont utilisé dans tous nos systèmes
- Nous faisons des sauvegardes des données personnelles afin de pouvoir les récupérer en cas d’incidents techniques ou physiques
- Nous testons et évaluons régulièrement nos méthodes
- Les collaborateurs sont informés de l’importance de la protection des données
- Les bureaux du GHC sont protégés par un système d’alarme et équipés de caméras, ainsi que différentes portes fermées à clé hors heures de travail
11. UTILISATION DES INFORMATIONS RELATIVES À LA NAVIGATION
En visitant notre site www.ghc.be, certaines données sont collectées à des fins statistiques. Ces données nous permettent d’optimiser votre expérience d’utilisation. Il s’agit de votre adresse IP, de la zone géographique de consultation, du type de navigateur employé, du jour et de l’heure de consultation, et des pages consultées. En visitant notre site, vous acceptez expressément la collecte de ces données à des fins statistiques.
12. POLITIQUE DE COOKIES
Lors de votre visite sur notre site, des cookies peuvent être placés sur le disque dur de votre ordinateur. Un cookie est un fichier textuel envoyé par les serveurs que vous visitez et qui est stocké sur un ordinateur, une tablette ou un mobile lorsque vous naviguez sur un site internet. Les cookies ont pour but de rendre votre navigation plus fluide et vous permettent de bénéficier de certaines fonctionnalités de notre site internet. Les cookies ne causent aucun dommage à votre appareil.
Nous utilisons des cookies pour offrir une expérience d’utilisation optimale à nos visiteurs réguliers. Notre volonté est donc de vous faire gagner du temps en facilitant votre navigation sur internet. De fait, un site n’utilisant pas de cookies ne peut pas retenir vos données et celles-ci vous seraient redemandées à chaque visite !
Il existe différents types de cookies sur notre site avec des finalités différentes :
- Effectuer des recherches et des diagnostiques pour améliorer le contenu de notre site
- Prévenir les activités frauduleuses
- Améliorer la sécurité
Si vous visitez notre site, nous vous conseillons d’activer vos cookies. Il est cependant possible de paramétrer votre navigateur pour recevoir un avertissement préalable à l’enregistrement d’un cookie sur votre ordinateur ou pour les bloquer. Vous trouverez de plus amples informations sur le paramétrage de votre navigateur via le bouton « Help » de ce dernier ou via les liens suivants :
- Google Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr
- Internet Explorer : https://support.microsoft.com/fr-be/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
- Mozilla Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies
- Safari : https://support.apple.com/kb/PH19214?viewlocale=fr_FR&locale=en_US
13. VOS DROITS EN MATIÈRE DE GESTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
13.1. Garantie d’un traitement loyal et licite
Vos données personnelles sont toujours traitées conformément aux objectifs légitimes explicités au point 3. Elles sont collectées et traitées de manière adéquate, pertinente et non-excessive, et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies.
Toutes les mesures techniques et sécuritaires ont été prises pour limiter au maximum les risques d’accès ou de traitement illégal ou non-autorisé de vos données personnelles. En cas d’intrusion dans ses systèmes informatiques, le GHC prendra immédiatement toutes les mesures nécessaires pour réduire les dommages à leur minimum et vous en informer.
Il est important de savoir que le GHC n’est pas obligée de donner un suivi positif à votre demande d’accès, de rectification, d’effacement ou de portabilité de vos données vu, par exemple, des obligations légales, des raisons d’intérêt général (analyse statistique, recherche scientifique ou historique), l’ouverture et l’élaboration d’une procédure judiciaire ou de l’exercice légal du droit à la liberté d’expression et/ou d’information.
13.2. Droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données. Ainsi vous avez le droit de connaître les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les catégories de destinataires auxquels les données sont transmises, les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation des données, et les droits que vous pouvez exercer sur vos données.
13.3. Droit de rectification
Les données personnelles inexactes ou incomplètes peuvent être corrigées. Il incombe à l’Utilisateur de nous en faire la demande écrite à secretariat@ghc.be.
13.4. Droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli »)
Vous avez en outre le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles dans les hypothèses suivantes :
- Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités
- Vous retirez votre consentement au traitement et il n’existe pas d’autre fondement légal au traitement
- Vous avez valablement exercé votre droit d’opposition
- Vos données ont fait l’objet d’un traitement illégal
- Vos données doivent être supprimées pour respecter une obligation légale
13.5. Droit à la limitation du traitement
Dans certaines hypothèses, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, notamment en cas de contestation quant à l’exactitude des données, si vos données ont été traitées illégalement, si les données sont nécessaires dans le cadre d’une procédure judiciaire ou le temps nécessaire à le GHC pour vérifier que vous pouvez valablement exercer votre droit à l’effacement.
13.6. Droit d’opposition
Vous avez en outre le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles. Le GHC cessera le traitement de vos données personnelles, à moins qu’elle ne parvienne à démontrer qu’il existe des motifs légitimes impérieux en faveur du traitement qui prévalent sur votre droit d’opposition.
13.7. Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit d’obtenir toutes les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible. A votre demande, ces données peuvent être transférées à un autre prestataire, à moins que cela soit techniquement impossible.
13.8. Droit du retrait de votre consentement
Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données personnelles. Le retrait de votre consentement n’entache pas la validité des opérations de traitement antérieures au retrait.
14. COMMENT EXERCER MES DROITS ?
Pour exercer vos droits, vous devez nous envoyer une demande par courrier recommandé au GHC ou par e-mail à secretariat@ghc.be. Nous y répondrons dans les meilleurs délais, et au plus tard 30 jours calendrier après réception de la demande. Si aucune suite n’a été réservée à la demande 30 jours calendrier après son introduction, elle sera considérée comme rejetée. Le Président du Tribunal de première instance de Namur sera compétent concernant vos droits si la demande a été rejetée par le GHC.
15. POSSIBILITÉ D’INTRODUIRE UNE PLAINTE
Conformément à l’article 77 du RGPD, vous pouvez également vous adresser ou déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (anciennement la Commission pour la Protection de la Vie Privée) à l’adresse suivante : Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles (Tél : 02/274 48 00 – Fax : 02/274 48 35 – commission@privacycommission.be – https://www.privacycommission.be/).
16. MODIFICATIONS
Nous nous réservons le droit d’apporter à tout moment des modifications à notre Déclaration Vie Privée. Toute modification importante sera toujours communiquée clairement sur notre site internet. Nous n’apporterons toutefois aucune modification de nature à réduire le niveau de protection de vos droits, tel que garantis dans la présente Déclaration sans obtenir votre consentement préalable.
Cette version de la Déclaration Vie Privée du GHC a été mise à jour le 02/12/2018.